La organización de un evento requiere de tiempo, capacidad de atención al detalle y experiencia. Os contamos algunos de los aspectos a tener en cuenta, aunque lo mejor es acudir a un profesional para que no se escape nada y garantizar unos resultados perfectos.
1. Define el objetivo del evento
(y adecua el formato a este objetivo).
Plantéate qué quieres comunicar a los asistentes, cuál es el motivo y qué esperas conseguir. No es lo mismo organizar un comité de dirección que la presentación de un nuevo producto a la que invitemos a distribuidores, prensa o incluso a nuestra propia red comercial.
2. Establece un presupuesto
Un presupuesto en base al tipo de evento y el número de asistentes. Procura ceñirte a él.
3. Busca el lugar adecuado y reserva con antelación
Evitar sorpresas como que el espacio que queremos no está disponible, los ponentes que queremos invitar ya tienen la agenda completa o los vuelos o billetes de tren elevan sus precios son aspectos para tener muy en cuenta si quieres que todo sea perfecto.
4. Innova, haz de tu evento algo único, especial y memorable
Haz que tus clientes recuerden. Música, iluminación, detalles de bienvenida, ofrecer un regalo a los asistentes… la experiencia se disfruta más cuando “no sabes con qué te van a sorprender”.
5. Completa el evento con una buena experiencia gastronómica
Un aspecto muy importante al que debemos dedicar especial atención. Si te equivocas con el catering puedes arruinar la mejor de las organizaciones.
Y esto es sólo el principio, hay otros muchos factores a considerar si quieres que tu evento sea un éxito y, sobre todo, es importantísimo tener un plan B por si algo no sale bien.
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